Digitalizar la legalizaci贸n de gastos repercutir铆a en un ahorro de m谩s de 608.000 millones de pesos anuales para las empresas colombianas, seg煤n se desprende de un estudio realizado por Tickelia
Hay聽tres factores fundamentales que inciden sobre esta “fuga” de dinero cuando se gestionan los gastos de los empleados manualmente: el聽tiempo administrativo聽que se pierde en la entrada manual de datos, la聽falta de聽control聽sobre los gastos聽y el聽fraude interno.
Las聽soluciones tecnol贸gicas聽que se encargan de gestionar integralmente la rendici贸n de gastos de viaje de los聽profesionales en movilidad聽corrigen en gran parte estos problemas,聽reduciendo el tiempo administrativo en un 75%, controlando los聽l铆mites de gastos聽mediante聽avisos y alertas聽automatizadas y聽minimizando el fraude聽interno.
El 23% de los gastos legalizados superan los l铆mites presupuestarios
La inmensa mayor铆a de empresas establecen l铆mites en el聽importe m谩ximo de los vi谩ticos聽y el alojamiento聽durante los viajes de negocios. Pero 驴de qu茅 sirven estas limitaciones si luego no se aplican?
Seg煤n el聽informe de Tickelia聽las restricciones presupuestarias y las pol铆ticas de gastos de los negocios聽se incumplen de forma sistem谩tica, hasta el punto de que聽el 23% de los tiquetes y facturas que legalizan los empleados superan los importes m谩ximos聽establecidos.
Digitalizar estos comprobantes impresos es la clave聽para evitar este problema. Con Tickelia, por ejemplo, el empleado solo tiene que tomar una聽foto del recibo con su Smartphone聽para digitalizarlo. La soluci贸n captura los datos del documento y los env铆a al manager聽para que apruebe el gasto.
De este modo聽se automatiza el control de gastos, lo que repercute inmediatamente en un聽ahorro de dinero muy sustancial聽a lo largo del ejercicio.
9 de cada 10 empresas son v铆ctimas del fraude interno
El mismo estudio muestra聽un dato tan sorprendente como alarmante:聽9 de cada 10 empresas聽en Colombia sufren, como m铆nimo,聽un fraude al a帽o聽relacionado con los gastos de sus empleados. Rendir聽gastos de viaje antiguos聽o pasar el聽mismo tiquete por duplicado聽son las pr谩cticas irregulares m谩s frecuentes.
En general no se trata de importes muy elevados, pero聽cuando estas pr谩cticas il铆citas pasan inadvertidas y se convierten en un h谩bito, acumul谩ndose a lo largo del a帽o, acaban resultando en una聽fuente de p茅rdidas聽para la empresa.
Mediante la automatizaci贸n de la gesti贸n de gastos se puede detectar una gran parte de esta forma de fraude, gracias a que la tecnolog铆a es聽capaz de identificar los documentos duplicados, sin importar cu谩nto tiempo haya transcurrido entre las distintas rendiciones.
En definitiva,聽la inversi贸n necesaria para digitalizar los gastos de empresa se amortiza r谩pidamente, ya que la automatizaci贸n de este proceso supone un聽ahorro de dinero por tres v铆as: el聽control聽presupuestario, la reducci贸n del聽fraude聽y la dr谩stica reducci贸n de las聽tareas聽administrativas.
